परिचय

प्रस्ताविक

भारत सरकार ने केंद्र सरकार के विभिन्न विभागों/सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों और केंद्र सरकार द्वारा गठित आयोगों अथवा समितियों के रेकॉर्ड के प्रबंधन, प्रशासन और संरक्षण को विनियमित करने हेतु सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, 1993 लागू किया है। इस प्रकार, सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, 1993 दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय पर भी लागू होता है। उपरोक्त अधिनियम के तहत, भारत सरकार ने सार्वजनिक अभिलेख नियम, 1997 जारी किए हैं, प्रत्येक संगठन श्रमिक और प्रशिक्षण विभाग प्रतिधारण अनुसूची अधिनियम, 2012 के परामर्श से अभिलेख के प्रतिधारण की एक अनुसूची संकलित करेगा। तदनुसार, दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय ने विभिन्न दस्तावेजों के लिए प्रतिधारण अवधि निर्धारित करने वाली एक अनुसूची को भी अंतिम रूप दे दिया है। यह नीति सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम 1993,1997 के प्रावधानों और उस समय लागू अन्य क़ानूनों द्वारा शासित होगी, जिसमें इसके तहत बनाए गए नियम और विनियम शामिल हैं।

2. उद्देश्य : यह नीति, अन्य बातों के साथ-साथ दस्तावेजों के संरक्षण का भी प्रावधान करती है। इसलिए दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय के उचित आचरण के लिए आवश्यक अवधि से अधिक समय तक अभिलेख नहीं रखा जाना चाहिए। यह नीति दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय के सभी प्रकार के अभिलेखों पर लागू होगी, जिसमें लिखित, मुद्रित और अभिलेखित सामग्री और अभिलेख के इलेक्ट्रोनिक रूप शामिल हैं।
3. परिभाषाएँ (क) लागू कानून : “लागू कानून” का अर्थ है केंद्र सरकार पर लागू कोई भी कानून, नियम, विनियम, परिपत्र, दिशानिर्देश अथवा मानक जिसके तहत दस्तावेजों की रोकथाम के संबंध में कोई दिशानिर्देश/प्रावधान निर्धारित किया गया है।

(ख) डीजीएलएल : डीजीएलएल का अर्थ, दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय है।

(ग) दस्तावेज़ : दस्तावेज़ का अर्थ है कागजात, टिप्पणियाँ, समझौते, सूचना, विज्ञापन, आवश्यकताएँ, आदेश, घोषणाएँ, प्रपत्र, पत्राचार, कार्यवृत्त, सूचकांक, रजिस्टर अथवा किसी अन्य रेकॉर्ड को (किसी भी लागू कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए अथवा उसके तहत आवश्यक शामिल हैं) कागज पर अथवा इलेक्ट्रोनिक रूप में रखा जाता है और इसमे एकाधिक अथवा समान प्रतियाँ शामिल नहीं होती हैं।

(घ) इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप : “इलेक्ट्रॉनिक स्वरूप” का अर्थ है किसी भी समसामयिक इलेक्ट्रॉनिक उपकरण जैसे कम्प्यूटर, लैपटाप, कॉम्पैक्ट डिस्क, फ्लॉपि डिस्क, इलेक्ट्रॉनिक क्लाउड भंडार अथवा पुनर्प्राप्ति उपकरण के किसी अन्य रूप में दस्तावेजों का रखरखाव, जो संभव माना जाता है, चाहे वह समान हो। कंपनी के कब्जे अथवा नियंत्रण में अथवा अन्यथा कंपनी की उस तक पहुँच पर नियंत्रण है।

(ड) संरक्षण : “संरक्षण” का अर्थ है सही क्रम में रखना और परिवर्तित, क्षतिग्रस्त अथवा नष्ट होने से बचाना।

4. दस्तावेजों का वर्गीकरण : विषय-शीर्षों और उनके उप-शीर्षों/अभिलेख-समूहों को सूचीबद्ध करने के पश्चात, उनकी अवधारण अवधि उनके संदर्भ मूल्य और विषय के महत्त्व के अनुसार निर्धारित की जाती है। अवधारण अवधि, वह अवधि है जो किसी विशेष एजेंसी को अपने अंतिम निपटान से पहले अभिलेख रखने हेतु आवश्यक होती है। अवधारण अवधि निर्धारित करने के उद्देश्य से अभिलेखों को तीन श्रेणियों ‘क’,’ख’ और ‘ग’ में वर्गीकृत किया गया है, । अभिलेखों की एक उदाहरणात्मक सूची ‘क’, ‘ख’ और ‘ग’ श्रेणियों के रूप में वर्गीकृत करने के लिए उपयुक्त है।

“क” श्रेणी : इस श्रेणी के अंतर्गत अभिलेख, स्थायी संरक्षण के लिए हैं और इन्हें मिक्रोफिल्म किया जाना है क्योंकि उनमें (i) एक दस्तावेज़ इतना कीमती है कि इसके मूल को कायम रखा जाना चाहिए और मूल रूप में इसकी पहुँच न्यूनतम सीमा तक सीमित होनी चाहिए ; अथवा (ii) विभिन्न पक्षों द्वारा बार-बार संदर्भ हेतु सामग्री की आवश्यकता होने की संभावना शामिल हैं।

“ख” श्रेणी : इस श्रेणी के अंतर्गत भी रेकॉर्ड स्थायी संरक्षण के लिए हैं, लेकिन उन्हें मिक्रोफिल्म नहीं किया जाना चाहिए।

“ग” श्रेणी : इस श्रेणी के अंतर्गत रेकॉर्ड्स को सीमित अवधि हेतु बनाए रखा जाना है, जो 10 वर्ष से अधिक नहीं होनी चाहिए।

न.ब. ग श्रेणी की फाइलों के लिए प्रतिधारण अवधि निर्धारित करते समय, ग-1, ग-3, ग-5 और ग-10 के स्लैब का पालन किया जाए, जहां अंक उन वर्षों की संख्या का प्रतिनिधित्व करते हैं जिन्हें एक फ़ाइल को बंद होने के बाद बनाए रखा जाना है अथवा रेकॉर्ड किया जाना है।

5. दस्तावेजों/अभिलेखों का संरक्षण : (i) किसी भी कानून के तहत बनाए रखने हेतु आवश्यक सभी वैधानिक रेकॉर्ड उसके तहत निर्धारित अवधि, यदि कोई हो, के लिए संरक्षित किए जाएंगे। (ii) सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, 1993 के प्रावधानों और उसके तहत बनाए गए नियमों के तहत राष्ट्रीय अभिलेखागार के साथ अंतिम रूप दी गई अनुसूची के तहत उल्लिखित दस्तावेजों को अनुसूची में दी गई अवधि के लिए संरक्षित किया जाएगा। (iii) यदि किसी प्राधिकारी से निर्दिष्ट अवधि के लिए कुछ अभिलेखों के रखरखाव के लिए कोई निर्देश प्राप्त हुआ है, तो उन अभिलेखों को निर्दिष्ट अवधि के लिए बनाए रखा जाएगा। (iv) दस्तावेज़, जिनके संबंध में किसी भी कानून के तहत अथवा भारत के राष्ट्रीय अभिलेखागार द्वारा अंतिम रूप दी गई अनुसूची के तहत कोई न्यूनतम रखरखाव समयसीमा निर्धारित नहीं है, को उस अवधि हेतु संरक्षित किया जाएगा जो संबन्धित विभाग के प्रमुख द्वारा कानून और सतर्कता विभाग के प्रमुख के परामर्श से तय की जाएगी।
6. दस्तावेजों की सुरक्षा : सभी दस्तावेज़ संबन्धित कार्यात्मक प्रमुखों की सुरक्षा में होंगे।
7. दस्तावेजों को नष्ट करना : प्रतिधारण अवधि के पश्चात, संबन्धित कार्यात्मक प्रमुख यह तय करेंगे कि कौन से अभिलेख नष्ट किए जाने हैं। निपटाए गए/नष्ट किए गए दस्तावेजों की एक सूची भी रखी जाएगी। इसमें नष्ट किए गए दस्तावेजों का संक्षिप्त विवरण, निपटान/विनाश की तारीख और नष्ट करने का तरीका बताया जाएगा। दस्तावेजों को नष्ट करने से पहले, संबन्धित विभाग प्रमुख उनकी प्रतियों को इलेक्ट्रोनिक रूप में संरक्षित करने का विकल्प चुन सकते हैं।
8. अभिलेखीय नीति : यह नीति विभाग की वैबसाइट पर प्रदर्शित किए गए दस्तावेजों/सूचनाओं पर लागू होती है जिसमें वैबसाइट पर प्रकट किए जाने वाली आवश्यक घटनाएँ/जानकारी भी शामिल है। भौतिक घटनाओं का खुलासा विभाग की वैबसाइट पर प्रदर्शित और कायम रखा जाएगा।
9. नीति में संशोधन : दीपस्तंभ और दीपपोत महानिदेशालय के विभागाध्यक्ष के प्रमुख को इस नीति में उचित समझे जाने वाले परिवर्तन करने के लिए अधिकृत किया गया है, हालांकि, इस शर्त के साथ की ऐसे बदलाव विनियम और अन्य लागू क़ानूनों के प्रावधानों के अनुरूप होंगे।

परिचय 

उद्देश्य

नाविकों और स्थानीय मछुयरों को भारतीय जल क्षेत्र में सुरक्शित रूप से जाने में मदद करना।

निदेशालय के बारे में

दीपस्तंम्भ और दीपपोत महानिदेशालय,  पत्तन पोत परिवहन ओर जलमार्ग मंत्रालय के अधीन एक अधीनस्थ कार्यालय है। यह भारतीय तट पर समुद्री नौचालन के लिए सामान्य सहता प्रदान करता है। निदेशालय का मुख्यालय नोएडा (उ. प्र.) में है। प्रशाश्निक नियंत्रण के लिए सम्पूर्ण समुद्र तट को नौ जिलों में विभाजित किया गया है, जिनके क्षेत्रीय मुख्यालय गांधीधाम, जामनगर, मुंबई, गोवा, कोचीन, चेन्नई, विशाखापटनम, कोलकाता और पोर्ट ब्लेयर में हैं। हमारा उद्देश्य भारतीय जलक्षेत्र में सुरक्शित नौचालन उपलब्ध कराना है।

उपलब्ध सहायता

भारतीय जलक्षेत्र में सुरक्शित यात्रा के लिए, निदेशालय ने समुद्री नौचालन में सहायता प्रदान की है। इन्हें दृश्य और रेडियो सहायता के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। दृश्य सहायक उपकरण दीपस्तंम्भ, हल्के जहाज, बोया और बीकन हैं। रेडियो सहायक उपकरण डीजीपीएस, रेकोन आदि हैं। ये सभी सहायताएं प्रकृति में निष्क्रिय हैं और उपयोगकर्ता संवादात्मक नहीं हैं। निदेशालय ने नौचालन यानि पोत यातायात सेवा में सहायता के संवादात्मक क्षेत्र में प्रवेश किया है। क्षेत्राधिकार के नियंत्रण के लिए समुद्री नौचालन में सहायता को सामान्य सहायता और स्थानीय सहायता के रूप में वर्गीकृत किया गया है। एलएच अधिनियम 1927 के अनुसार समुद्री नौचालन के लिए सामान्य सहायता का रखरखाव और अनुरक्षण की ज़िम्मेदारी है। स्थानीय सहायता का रखरखाव और अनुरक्षण समुद्री राज्य सरकार संगठनों, जैसे पतन , राज्य समुद्री बोर्ड आदि की ज़िम्मेदारी है। हालाँक, निदेशालय स्थानीय दीप के रखरखाव के लिए सभी तकनीकी सहायता प्रदान कर रहा है। यदि वित्तीय बाधाओं और उचित तकनीकी कर्मियों की कमी के कारण स्थानीय दीपों को अंतराष्ट्रीय मानक के अनुसार बनाए नहीं रखा जाता है, तो स्थानीय निकायों की स्वीकृति पर निदेशालय उन स्थानीय दीपों को अपने अधीन ले लेता है।

राजस्व सृजन

इस सहायताओं को प्रदान करने के लिए निदेशालय भारतीय बन्दरगाहों पर आने/जाने वाले सभी विदेश जाने वाले जहाजों से 8 रूपय/प्रति टन एनटी के आधार पर 30 दिनों में प्रकाश शुल्क एकत्र करता है। सीमा शुल्क विभाग निदेशालयों से प्रकाश शुल्क एकत्र करता है।